Cuando la meteo entra a jugar en un evento corporativo de pesca deportiva.
Una empresa de automoción japonesa me pidió que les asesorara a través de su agencia en España para la realización de una actividad náutica relacionada con la pesca deportiva en la provincia de Cádiz. En ella participaron directivos senior de la compañía y los mejores «dealers» españoles. La meteorología quiso entrar a jugar…
Eventos náuticos de esta naturaleza se suelen organizar con hasta 6 meses de antelación debido a las exigencias requeridas por los estamentos públicos que regulan la presencia de aficionados a bordo de barcos semi-profesionales.
En este caso en particular la agencia MICE acogía por primera vez una experiencia relacionada con la pesca deportiva con una cuenta fidelizada y con la que contaban un trato directo y fluido.
También es interesante conocer que era la primera colaboración entre la agencia y nuestro equipo, lo que evidentemente siempre genera cierta inquietud pese a que llegaron a nosotros por una recomendación de un cliente común con mucha credibilidad.
Todo el proceso de organización fue perfecto, donde el trabajo en equipo entre ambas partes fue excepcional, consiguiendo proyectar un evento náutico casi perfecto para el target del cliente.
El viento de levante se autoinvitó al equipo de trabajo
El desafío comenzó a diez días del comienzo de la actividad de pesca deportiva de altura. Los partes empezaban a pronosticar en la zona de Cádiz un viento fuerte de levante que podía complicar la salida programada desde las encantadoras costas de Sancti Petri.
Con todo el evento organizado, barcos definidos, patrones pescadores confirmados de toda la provincia de Cádiz y reservados los espacios en el puerto deportivo, nos empezamos a plantear el ejecutar el plan B que no suele llegar nunca a materializarse.
Hasta ese momento, nuestro criterio fue no alarmar a la agencia/cliente ya que lo partes con tantos días de antelación no tienen la suficiente fiabilidad y sólo es recomendable tomarlos como una posible tendencia. Evidentemente, la agencia también estaba viendo partes meteorológicos por lo que su nerviosismo empezaba a palparse.
Seguimos monitorizando la meteo durante los días siguientes y una semana antes ya tomamos la decisión de empezar a hablar con la agencia para plantear opciones que ya teníamos muy avanzadas y que propusimos como hechos consumados en caso de que fueran necesarios.
La respuesta de la agencia fue de confianza y de ejemplo de trabajo en equipo, tomando decisiones que posteriormente hicieron que el evento fuera un total éxito con el único trastorno para el cliente de un transfer en autobús de 20 minutos extra desde su hotel en Sancti Petri hasta el puerto de Chipiona, donde embarcaron.
Resumen del caso de estudio
Cliente: Multinacional Japonesa
Destino inicial: Sancti Petri, Cádiz (España)
Cambio de destino: Chipiona – Sanlucar de Barrameda, Cádiz (España)
Fecha: 2 de octubre 2019
El desafío
Celebrar una competición de pesca deportiva en formato “captura y suelta” con un cambio de sede a tan sólo dos días del comienzo del evento debido a una meteorología no apropiada para la pesca de altura con clientes sin experiencia.
Problemas encontrados:
- 48 horas de reacción
- Cambio de configuración de flota ya reservada
- Cliente y agencia nuevos
- Desplazamiento de la flota al nuevo puerto
- Cancelación y gestión de nuevos amarres
- Traslado de los participantes al nuevo puerto de embarque
- Gestionar y reservar nuevo restaurante para el almuerzo posterior a la jornada de pesca
- Negociación con proveedores
La solución
A tres días del evento (cuando los partes empiezan a ser realmente fiables) se vio que en la zona de la sede inicial del evento iba a soplar un viento de levante fuerte que dificultaba una jornada de pesca óptima y sobre todo cómoda para los participantes.
Como lo resolvimos:
- Nos anticipamos al posible desafío
- Analizamos minuciosamente los modelos de previsión meteorológica
- Trabajamos en equipo con la agencia
- Buscamos puertos alternativos en consenso con la agencia y los pescadores locales
- Negociamos con los proveedores iniciales la cancelación de servicios
- Buscamos y contratamos la estructura necesaria en el nuevo puerto base
- Coordinamos el traslado de los participantes al nuevo puerto de embarque.
La clave del éxito
El secreto para que este evento náutico fuera un éxito se debió a la confianza que la agencia de esta multinacional japonesa depositó en nosotros, la colaboración de los partners locales y la transparente gestión del evento cliente-proveedor.
Al final se vivió una espectacular jornada de pesca donde se capturaron y soltaron vivos 105 piezas entre listados (atún claro), melvas, bacoretas y bonitos. Y la agencia a partir de ese evento entró a formar parte de nuestra familia y un convencido comercializador de nuestros eventos náuticos tanto en España como en otros destinos internacionales.
